Lokalny HR często ma limitowany wpływ na decyzję o wyborze platformy eLearningowej do wdrożenia. Z mojego, zebranego w trzech globalnych korporacjach, doświadczenia wynika, że w procesie decyzyjnym nt. tego, jakie narzędzie online do uczenia się wdrożyć, pomijani są przedstawiciele lokalnego HR i użytkownicy końcowi. Najczęściej otrzymujemy system LMS z global HR team, zaś naszym zadaniem jest odpowiednio zakomunikować i wypromować rozwiązanie wśród pracowników, czyli mówiąc wprost, „sprzedać” je jako produkt z mnóstwem biznesowych korzyści. Jest to wyzwanie, ponieważ zdarza się, że szacując korzyści globalne z wdrożenia systemu nie uwzględnia się lokalnych wyzwań oraz potrzeb.

Dla niewtajemniczonych – LMS to zintegrowane z innymi systemami HR narzędzie wspierające rozwój pracowników, zazwyczaj powiązane z platformą szkoleń eLearningowych. Aktualnie rośnie zapotrzebowanie na digital learning firmach, bo eLearning to nowoczesna  i łatwo dostępna forma szkoleniowa a platforma eLearingowa to narzędzie do przekazywania wiedzy i rozwoju umiejętności pracowników.

Większość organizacji wdraża LMS i łączy go z platformą e-learningową, aby scentralizować wszystkie procesy związane z nauczaniem, ograniczyć pracę administracyjną związaną z organizacją szkoleń i ograniczyć koszty przeznaczane na rozwój pracowników w firmie.

Jak zatem podejść do tematu i wdrożyć platformę eLearningową, która zapewne nie jest pierwszym i jedynym narzędziem do uczenia się w korporacji? Zapraszam do zapoznania się z wdrożeniowym case study.

Firma z branży zdrowie i higiena, jednostka w Warszawie to część globalnej korporacji, która podjęła decyzję o pewnej zmianie biznesowej.  W związku z tą zmianą postanowiono przybliżyć wszystkim pracownikom nową misję, wizję i model operacyjny biznesu. Celem było przyswojenie tej wiedzy przez wszystkich pracowników globalnie. W trosce o jakość szkoleń i przekazanie tego samego pakietu informacji wszystkim odbiorcom bez względu na lokalizację, zapadła decyzja o wdrożeniu platformy eLearningowej, która pełniła rolę centrum szkoleń online i była powiązana z innymi systemami HR, służącymi uczeniu się i rozwojowi pracowników w firmie.

Poniżej znajdziecie opis kluczowych działań na poszczególnych etapach projektu tj. planowania i wdrożenia, angażowania, monitoringu i pomiaru.

Etap I. Pre-Launch

1. Zadbaj o to, żeby znaleźć motyw przewodni dla wdrożenia nowej platformy eLearningowej. Platforma, którą ja wdrażałam koncentrowała się na eLearningach przekazujących wiedzę z 3 obszarów: Core business, products, functionality. Łatwo mi było znaleźć motyw przewodni dla platformy, której nazwa to Health Academy.
2. Nie działaj sam. HR rzadko może się przebić z jakąś inicjatywą, jeśli wybierze drogę samotnego wilka. Wybierz grupę osób, która będzie ambasadorami merytorycznymi (knowledge experts & learning champions) treści przekazywanych na platformie. Ja wybrałam osoby z poszczególnych działów, które mogły zrecenzować treści eLearningów, dać mi informację zwrotną i pokazać lokalną specyfikę tego, co pokazano w lekcji online generycznej treści przygotowanej z globalnej perspektywy.
3. Nawiąż relacje. Z założenia nie chciałam robić nowej platformie agresywnej reklamy. Bardziej zależało mi na tym, żeby nawiązać relacje z ekspertami wewnętrznymi w zakresie prezentowanych tematów. Każda uwaga była dla mnie cenna. Uznałam, że lepszy negatywny feedback niż żaden. Doceniając to, że ludzie spotykają się ze mną i rozmawiają o nowych treściach nawiązałam relacje, które miały potem kluczowe znaczenie (patrz punkt 15).
4. Zdecyduj o wizualizacji. Przyda się spójna forma kolorystyczna, to samo logo, hasło, nazwa lub wizualizacja, która będzie sprawiać, że późniejsza komunikacja stworzy spójną całość, rozpoznawaną przez ludzi w firmie jako cześć większego projektu (patrz punkt 14).

Etap II. Launch event

5. Przygotuj plan na wielkie otwarcie. Postanowiłam zorganizować jednodniową imprezę w firmie, której głównym tematem była nowa platforma: Health Academy. Wzięłam na siebie organizację i prowadzenie wydarzenia, które nazwałam Health Day.
6. Wystartuj z impetem (kick-off lub go-live meeting). Na kick-off meeting pokazałam platformę i jej wszystkie funkcjonalności, opowiedziałam o treściach w niej zawartych oraz przekazałam oczekiwania dotyczące jej wykorzystania przez pracowników.
7. Zapewnij ludziom przyjemność. Na spotkanie zostali zaproszeni wszyscy pracownicy organizacji, którzy przyszli tym chętniej, że przygotowane zostało dla nich śniadanie w zdrowej wersji (healthy breakfast).
8. Nadaj wydarzeniu duże znaczenie. Lider biznesowy pomoże nadać odpowiednią wagę wydarzeniu a inauguracja wdrożenia zyska na znaczeniu. Na moje spotkanie zaprosiłam przedstawiciela biznesu w osobie dyrektora sprzedaży, który w krótkim wystąpieniu (opening speech) podkreślił wagę treści zawartych na platformie i ich znaczenia dla pracowników.
9. Powiedz jasno, czego oczekujesz. Po spotkaniu oraz prezentacji pracownicy wychodząc z sali zabierali ze sobą sok (healthy drink) ze specjalną etykietą, która była dokładnym instruktarzem nt tego, co zrobić po spotkaniu, jak wejść na odpowiednią stronę i od czego zacząć działania na platformie.
10. Zwiększ ilość pozytywnych doświadczeń. W czasie Health Day można było skorzystać z bezpłatnych konsultacji medycznych (health consultations). Zaprosiłam do firmy optometrystę, który badał wzrok, fizjoterapeutów, którzy robili konsultacje i masaż kręgosłupa oraz dermatologa, który badał znamiona na skórze.

Etap III. Activity Pulse

11. Daj czas. Po tym, jak przekazałam pracownikom informacje o tym, czego od nich oczekujemy, zaznaczyłam, że będziemy mieć 3 miesiące na zrobienie najważniejszych lekcji online. Z całego pakietu eLearningów wybrałam najważniejszą ścieżkę szkoleniowąi na jej zrobienie przez wszystkich pracowników przeznaczyłam kwartał.
12. Podtrzymuj zainteresowanie. Health Day był mocnym i budującym pozytywne skojarzenia z platformą akcentem, ale ja zbudowałam harmonogram dodatkowych działań i aktywności, które podtrzymywały uwagę pracowników i przypominały im o eLearningach (patrz kolejne punkty).
13. Konkurs to jest to. Ogłosiłam konkurs indywidualny oraz konkurs dla zespołów. W przypadku konkursu zespołowego zespół, który najszybciej zrobił całą ścieżkę podstawowych szkoleń otrzymał nagrodę. W przypadku konkursów indywidualnych zapowiedziałam, że wyślę pytanie, na które odpowiedz można znaleźć w eLearningu a pierwsze 3 osoby, które wyślą poprawną odpowiedz, otrzymają nagrodę.
14. Wysyłaj newsletter. Dobrze jest informować o nowościach lub zmianach na platformie. Nie zakładam, że pracownicy będą sami szukać nowych treści. Przynajmniej nie na początku, gdy platforma była nowym narzędziem. Wysyłałam komunikację o tym, co ciekawego można na niej znaleźć i jakie nowe eLearningi zostały uruchomione.
15. Daj możliwość dyskusji i wymiany doświadczeń. Wprawdzie digital learning to absolutnie mocny trend w dzisiejszych działaniach L&D, nie mniej jednak dobrze jest czasem spotkać się z człowiekiem a nie tylko z internetowym interfejsem, dlatego zaplanowałam cykliczne warsztaty z ekspertami i learning champions (tu skorzystałam z wcześniejszego budowania relacji). Na warsztatach można przedyskutować dokładnie treści zaprezentowane w ramach lekcji online oraz porozmawiać o lokalnej specyfice działań biznesowych.
16. Ogłaszaj sukcesy. Jeśli ktoś wygrał konkurs rób komunikację do wszystkich. Jeśli któryś z warsztatów wyjątkowo się udał, daj znać o tym wszystkim. Ludzie lubią sukcesy, szczególnie w korporacjach nastawionych na wynik.

Etap IV. Monitoring & Measurement

17. Monitoruj postępy. Jeśli masz uprawnienia administratora na platformie jesteś szczęściarzem, bo w każdym momencie masz wgląd w dane. Jeśli tak jak ja współpracujesz z globalnym dostawcą, pozostają ci standardowe raporty. Zadbaj tylko o ich odpowiednią częstotliwość, żeby zwinnie dopasowywać działania do efektów, o których świadczą dane.
18. Wyznacz cele. Warto przedyskutować z managementem możliwość wpisania do zestawu celów rocznych celu rozwojowego (development goal), którym będzie ukończenie na platformie odpowiednich ścieżek szkoleń. Tym sposobem od procesu wdrożenia nowej platformy eLearningowej w organizacji przejdziesz do procesu zarządzania celami rozwojowymi.

W zasadzie – równie ważny jak powyższe jest Etap V – wyciągnięcie i spisanie wniosków na przyszłość. Temu jednak poświęcę kiedyś oddzielny wpis.

Wierzę, że opisane powyżej podejście może być inspirujące dla organizacji o różnym profilu biznesowym i różnej wielkości.

Liczę na Wasze komentarze i podzielenie się swoim doświadczeniem we wdrażaniu podobnych projektów – związanych z nimi wyzwań, dobrych i złych praktyk.

Autor: Anna Sobczyk-Grzywińska