„Compliance, ach compliance…”

Marcin Pomianowicz-Bartkowiak

Kolejne obcojęzyczne sformułowanie, które „weszło na salony”, a którego znaczenia nie oddaje dobrze chyba żadne tłumaczenie na język polski. Wielu użytkowników „korposlangu” miałoby problem, żeby w kilku słowach wytłumaczyć: co to jest ten cały compliance. Chociaż z drugiej strony, gdy tylko ktoś użyje to określenie od razu wiem, o którą „szufladkę” chodzi. Mamy przecież Compliance Departments, Compliance Officers, Heads of Compliance i wielu z nas dużo szybciej skojarzy właśnie takie określenia niż np. Specjalistę ds. Zgodności. Właśnie o compliance będziemy rozmawiać na tegorocznym Trend Campie HRI, ale już teraz chciałbym Was zaprosić do dyskusji na ten temat.  

Pewnie dobrze to znacie: kolejny dzień w korporacji, na liście „to do” zadania do wykonania, a w międzyczasie przeglądanie poczty, żeby być na bieżąco. W pewnym momencie moją uwagę przykuł mail z tematem „Compliance Officer”. Kojarzyłem tę funkcję, ale nie wiedziałem o co tak konkretnie chodzi. Tym bardziej zdziwiło mnie skąd pomysł żeby mnie – szefa działu personalnego -wciągać w jakąś dyskusję w tym temacie? Z treści maila, kierowanego do mojego macierzowego przełożonego, wynikało, że Zarząd – poproszony o wskazanie kandydata do objęcia ww. funkcji – wskazywał właśnie mnie, jako najbardziej adekwatną osobę do objęcia tej funkcji. Po chwili „zadzwoniło w odpowiednim kościele”. Jakiś czas temu naszą organizację opuściła osoba, która pełniła tę funkcję i stąd umowny „wakat”. Jako menedżer, który „żadnych wyzwań się nie boi” pomyślałem sobie: OK – biorę na klatę.  Nie kojarzyłem by poprzednik, w ramach tej funkcji, był jakoś znacząco obciążony dodatkowymi zadaniami. Zresztą sama konstrukcja funkcji „Compliance Officer” jawiła mi się raczej jako dodatkowy obowiązek, który realizuje się niejako przy okazji obowiązków w ramach stanowiska, na którym jest się zatrudnionym. Poczułem się doceniony i obdarzony zaufaniem. Przyjąłem nominację i umówiłem się z korporacyjnym Compliance Expertem na szkolenie wdrożeniowe, na którym miałem dowiedzieć się, z czym dokładnie wiąże się pełnienie funkcji.

Jak “Alicja w Krainie Czarów

Po ponad czterech godzinach pierwszego szkolenia czułem się jak „Alicja w Krainie Czarów”, choć chyba bardziej adekwatną metaforą jest „Neo z Matrixa”, który wybierając czerwoną pigułkę budzi się w świecie maszyn, po apokalipsie. Okazało się bowiem, że po pierwsze miałem BARDZO mgliste i ogólne pojęcie kim jest Specjalista ds. Zgodności, po drugie, że compliance to tak naprawdę COMPLIANCE. Po trzecie, gdzieś po drodze jako szef HR, chyba nie odrobiłem porządnie zadania domowego, bo jak najbardziej powinienem się tym obszarem aktywnie zainteresować.

Dziś po ponad 9 miesiącach ciągle się uczę, odkrywam ten obszar i mam pełne przekonanie, że w najbliższych miesiącach i latach stanie się on niezwykle ważny dla znaczącej większości organizacji. Problematyka jaka tworzy „głębię” znaczeniową compliance nabierze dla biznesu bardzo dużego znaczenia. Dlaczego? 

Zgodność z regułami 

Najkrócej, a może i najprościej rzecz ujmując, w „compliance” chodzi o zgodność z regułami. Pierwotnie chodziło o reguły prawne i stąd zagadnienie to, jeśli w ogóle pojawiało się w organizacjach, to najczęściej w działach prawnych. Oczywiście o ile organizacja takie działy albo stanowiska posiadała. Mieszczą się tu kwestie zgodności z przepisami podatkowymi czy celnymi, zwłaszcza w przypadku biznesów międzynarodowych, odnajdywanie się w różnych systemach prawnych różnych państw. A teraz włączamy wyobraźnię i spoglądamy na kilka obrazów. Unia Europejska i jej legendarne dążenie do regulowania wszystkiego, rosnąca świadomość praw człowieka – w tym praw pracownika, rosnąca świadomość problematyki związanej z ekologią i ochroną środowiska, rosnące znaczenie społecznej odpowiedzialności biznesu, pojawienie się problematyki zrównoważonego rozwoju, czy w końcu rosnące znaczenie etyki w biznesie. Ufff… Dużo? Być może, ale tak właśnie z lekkim przymrużeniem oka można powiedzieć, że prosta kwestia dbania o to by organizacje przestrzegały przepisów zmieniła się na przestrzeni kilku lat w duży, wielowątkowy obszar. Pełen poważnych wyzwań, przed którymi staną organizacje w najbliższej przyszłości.

Pozwólcie, że tylko od myślników wymienię kwestie jakich dotykamy, gdy mówimy o compliance:

– przestrzeganie przepisów krajowych i międzynarodowych w tym: kwestie podatkowe, celne, umów międzynarodowych z problematyką prania brudnych pieniędzy i embarg włącznie;

– przestrzeganie przepisów w zakresie ekologii i ochrony środowiska, a także bezpieczeństwa i higieny pracy;

– ochrona praw człowieka w tym: równouprawnienie i brak dyskryminacji, przeciwdziałanie mobbingowi i molestowaniu, poszanowanie wolności przekonań i wypowiedzi, zapobieganie pracy przymusowej i pracy dzieci ;

– przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji w tym: przeciwdziałanie korupcji, działaniom monopolistycznym;

– wdrażanie systemów i ochrona sygnalistów (whistleblowers);

– bezpieczeństwo i ochrona danych w tym nasze „kochane” RODO;

– komunikacja zewnętrzna i media społecznościowe;

– i choć wymieniam na końcu to kto wie czy to nie najważniejsza (na pewno będąca największym wyzwaniem) etyka w biznesie.

Przede wszystkim pracownik

Jako szef działu personalnego posypałem głowę popiołem. Dlaczego?  Bo owszem można, powiedzieć, że: myślnik pierwszy – to dział prawny, inny myślnik – to dział BHP, a kolejny za nim – to księgowość. A tak w ogóle, to odpowiedzialność ma Zarząd. Jednak wydaje mi się, że każdy HRowiec powinien zacząć dostrzegać, że w tym wszystkim przede wszystkim są pracownicy. Pracownicy, których trzeba przeszkolić, uświadomić w zakresie ich praw, ale także ich obowiązków. Bo tymi, którzy świadomie bądź nie, mogą dopuścić się niepożądanych zachowań, są właśnie ludzie zatrudnieni w organizacji. Konkretne osoby, a nie działy czy struktury. W takim, czy w innym momencie, dział HR w końcu zawsze zostanie zaangażowany.

Istotna / Ważna kwestia, która mi przychodzi to głowy to proaktywność, która moim zdaniem powinna cechować odpowiedzialnych za funkcję personalną w organizacji. Nie powinniśmy czekać, aż problem w końcu wyląduje na naszym biurku, tylko proaktywnie kształtować rzeczywistość naszych organizacji. Jak do tego podejść? Tu naprzeciw wychodzi nam  coś co można nazwać „trzema filarami zapewniania zgodności z regułami w organizacji”:

  1. Zapobieganie – które rozpoczyna się od edukacji pracowników by potrafili określić pułapki i ich unikać.
  2. Rozpoznanie – by pracownicy wiedzieli co widzą, gdy zauważą zachowania niezgodne z przyjętymi zasadami i wiedzieli co z tym zrobić – komu, jak, gdzie zgłosić.
  3. Łagodzenie – szukanie jak najlepszych środków zaradczych by zapobiegać ryzyku w przyszłości. 

Odpowiedzialność za to jak zorganizowane jest dane przedsiębiorstwo spoczywa na kadrze najwyższego szczebla – C-level.  Jednak od lat przekonuję innych, że działem, który powinien przyjąć na siebie rolę głównego działu wspierającego Zarząd w dyskusjach i decyzjach w tym obszarze, powinien być HR. Jeśli umownym sposobem na spójne zebranie w jednym miejscu problematyki compliance jest opracowanie Kodeksu Postępowania, to ja mam dziś bardzo jasną odpowiedź kto może i powinien być odpowiedzialny za skoordynowanie pracy i zebranie wiedzy z różnych obszarów organizacji w ten właśnie dokument. Czy dla Ciebie też jest to teraz bardziej oczywiste?

Compliance na Trend Campie HRI

Dotknęliśmy teraz jedynie wierzchołka góry lodowej problematyki compliance. Powyższe kwestie będziemy chcieli poruszyć i rozwinąć podczas tegorocznego Trend Camp HRI online, który odbędzie się 16 czerwca (szczegóły wydarzenia poznacie wkrótce). Z jednej strony, by pokazać jak „pęczniejącym” pojęciem staje się compliance. Być może nikogo za chwilę nie będzie dziwić tworzenie pełnowymiarowych etatów Specjalistów ds. Zgodności – a nie tylko funkcji, które pełni się „przy okazji”. Jak poważne dla biznesu mogą być konsekwencje zaniechań w tym obszarze? Jak dużo wątków będzie dotykało pracowników naszych organizacji i to w zasadzie każdego dnia pracy? Chcemy rozpocząć dyskusję o tym, dlaczego działy personalne mogą być doskonałymi przyczółkami do poważnego wdrażania compliance do organizacji oraz o tym jak kwestia zgodności z przepisami przenika się z problematyką etyki w biznesie. Serdecznie zapraszam! 

Marcin Pomianowicz-Bartkowiak