Keep Calm & Work From Home. Obowiązek i niespodziewane wyzwanie (cz.1)

Małgorzata Górska

Rzeczywistość związana z pandemią koronawirusa postawiła przed pracodawcami i pracownikami nowe wyzwania. Jak zapewnić ciągłość działania firmy, dbając przy tym o bezpieczeństwo pracowników i klientów? Tam, gdzie pozwala na to specyfika stanowisk pracodawcy, po raz pierwszy masowo, korzystają z systemu pracy z domu. Jednak dla tych, którzy do tej pory nie korzystali z tej możliwości, obecna sytuacja może być sporym wyzwaniem. 

#zaufanie #PracaZdalna #przywództwo

PRZYSPIESZONY “KURS HOME OFFICE”

Home office, czyli praca zdalna, jest udogodnieniem pożądanym przez pracowników i coraz częściej oferowanym przez pracodawców. W większości firm jest jednak limitowana np. do 2-4 dni w miesiącu. Liderzy mają możliwość zrównoważenia liczby osób pracujących z domu i z biura. Nie każdy jednak potrafi odnaleźć się w takim trybie pracy. Niemniej dziś część firm stanęła przed wyzwaniem wysłania nawet całych zespołów do pracy z domu. Nie na kilka dni, ale być może na kilka tygodni. Do tego dochodzi nietypowa sytuacja związana z izolacją. Wyzwaniem jest także obecność – w czasie przeznaczonym na pracę – dzieci, które szkolne ławki musiały zamienić na domowe biurka. W domach więc czas spędzają całe rodziny, wprowadzając obowiązki zawodowe w codzienne rytuały rodzinne i przestrzeń życiową.

ZDOLNY LIDER ZDALNY

Część organizacji ma już doświadczenie i wdrożone zasady dotyczące pracy z domu, niektóre firmy jednak dopiero raczkują w tym temacie. Pierwszy krok należy do firmy, która powinna określić zasady pracy z domu. Przed liderami stoi wyzwanie zapewnienia ciągłości biznesowej organizacji, a przed pracownikami odnalezienia się w nowej rzeczywistości i utrzymania efektywności w nietypowych warunkach pracy.

Praca z domu jest ciekawym rozwiązaniem, wymaga jednak: dyscypliny, zaangażowania i odpowiedzialności ze strony pracowników. Co więcej, wymaga od liderów okazania zaufania i skutecznego delegowania oraz zdalnego rozliczania pracowników z wykonanych z zadań.

UCZENIE SIĘ “W BOJU”

Miałam przyjemność wdrażania systemu home office w kilku organizacjach w sytuacji, która dawała przestrzeń na próby i uczenia się na błędach. Poniżej lekcje i wyzwania, z którymi się wówczas zmierzyliśmy:

1. Technologia – wybór właściwych i dostosowanych do specyfiki firmy rozwiązań technologicznych, umożliwiących pracownikom płynne wykonywanie codziennych zadań (dostępy do systemów, danych, informacji). Niezwykle istotna jest w tym przypadku dbałość o bezpieczeństwo przepływu danych biznesowych.

2. Wartości i styl zarządzania, jakimi kierują się liderzy i pracownicy. Tryb home office dla przełożonych, stawiających na mikrozarządzanie w codziennej pracy, będzie kosztowną barierą. Taki sposób pracy wymaga postawy elastyczności i zaufania.

3. Osobowość i relacje społeczne. Nie każdy pracownik nadaje się także do wykonywania pracy z domu. Część osób nie wyobraża sobie braku kontaktów charakterystycznych dla pracy w biurze. Inni mają kłopot z dyscypliną pracy, przez co czas może „przelatywać im przez palcem”, a godziny pracy upływać na prywatnych aktywnościach.

OKIEM PRAKTYKA

Poniżej znajdziecie kilka kluczowych porad dla pracownika i przełożonego.

PRACOWNIKU LIDERZE
Zaplanuj z wyprzedzeniem dzień pracy. Rozpocznij i zakończ o standardowych godzinach, wystrzegaj się pożeraczy czasu typu Facebook, prywatne czaty itp. Oczywiście, możesz uzgodnić z pracodawcą elastyczność czasową, ale wyłącznie za obopólną zgodą. Zadbaj, aby Twój zespół miał narzędzia niezbędne do pracy (dokumenty, aplikacje, systemy itp.).
Jeżeli firma nie oferuje zdalnego dostępu – jasno zakomunikuj zasady dostępu do baz danych.
Upewnij się, że masz dostęp do narzędzi: dokumentów, systemów, aplikacji, które są Ci potrzebne w codziennej pracy. Bezwzględnie pamiętaj o bezpieczeństwie danych (ważne szczególnie przy korzystaniu z wydruków, danych na pendrive itp.) Korzystaj z technologii– systemy do wideo i telekonferencji, aplikacje do skanowania, czaty – wszystko na co pozwala polityka bezpieczeństwa firmy.
Trzymaj się rutyny zawodowej. Na bieżąco odpowiadaj na telefony, e-maile, od Twoich odpowiedzi może zależeć działanie kolejnych osób, lub zapewnienie skutecznej obsługi klienta. Przekaż oczekiwania. Jasno zdefiniuj i zakomunikuj swoje oczekiwania dotyczące np. godzin pracy, sposobu komunikacji, utrzymywania relacji z partnerami biznesowymi itp.
Planuj pracę. Uzgodnij z przełożonym listę zadań, omów sposób i częstotliwość raportowania. Rozlicz z rezultatów. Umów się z pracownikami na sposób rozliczania wyników ich pracy. Częstotliwość i poziom szczegółowości zależą od stanowiska, poziomu samodzielności i kompetencji pracownika.
Zadbaj o wygodnei w miarę możliwości odosobnione miejsce pracy. Okazuj zaufanie. Praca zdalna wymaga zaufania. Zaufanie jest fundamentem budowania zaangażowania, a tym samym tworzenia dobrej kultury organizacyjnej. Mikrozarządzanie i home office nie chodzą razem w parze!Kluczem jest równowaga pomiędzy zaufaniem a jasnymi oczekiwaniami. Taka postawa nakreśli granice dla zespołu i zbuduje bezpieczeństwo.
Rób regularne przerwy w pracy – na kawę/ herbatę, zjedzenie posiłku, rozprostowanie sylwetki itp. Bądź w stałym kontakcie – 1:1 i spotkania działowe nadal powinny mieć miejsce, tylko np. telefonicznie. Bądź dostępny dla pracowników, daj im swoją postawą dobry przykład.
Dbaj o profesjonalny wizerunek swój i firmy – np. wideokonferencje wymagają odpowiedniego tła i ubioru, służbowy telefon i komputer nie powinny być zaś udostępniane dzieciom. Zadbaj o bezpieczeństwo informacji.
Utrzymuj relacje zawodowe. Praca z domu nie oznacza odosobnienia, telefoniczny kontakt buduje relacje, poprawia też morale w trudnym okresie. Pamiętajmy, że każdy z nas inaczej znosi obecną sytuację. Warto się wspierać i okazywać sobie zrozumienie. Pamiętaj o motywacji i komunikacji –dwa szczególnie ważne obszary w zdalnym zarządzaniu zespołem.

Za Wami już kilka dni pracy z domu, zarządzania zespołem na odległość.  Napiszcie w komentarzach, jakie są Wasze obserwacje i doświadczenia. Liderzy, jakie macie informacje od pracowników? 

autorka artykułu: Małgorzata Górska – menedżer HR, która swoje 20-letnie doświadczenie w zarządzaniu działami HR zdobywała m.in. w Nike, Actavis, Gedeon Richter i Iron Mountain; Influencerka HRI.