Nie eksperymentuj. Sprawdź, jak zbudować dobrze funkcjonujący zdalny zespół. Lista kontrolna praktyka.

Ania Rakowska

#pracazdalna #lider #listakontrolna #bizneswczasachkoronawirusa

Home Office – kiedyś przywilej, dziś rzeczywistość wynikająca z konieczności. Coraz częściej słyszędziś, że będzie już normą. Dla mnie nienową.  Zawodowo zajmuję się rekrutacją. Pracuję w międzynarodowej korporacji i odpowiadam za promocję marki pracodawcy w 6 krajach. Członkowie mojego zespołu pracują w różnych miejscach na świecie. Nie tylko się nie widzimy, ale mamy swoje zwyczaje, lokalne preferencje i potrzeby. Tworzymy jednak zgrany zespół. Dzięki czemu?

Ten artykuł nie służy wsparciu w tymczasowym zarządzaniu zespołem na odległość, nie jest „chwilówką”, która ma rozwiązać problem tu i teraz. Jest listą kontrolną dla osób, które decydują się pracować zespołem zdalnym na stałe – nie widząc się na co dzień, pracując w różnych lokalizacjach, w jednym mieście lub wielu krajach. 

W zespołach zdalnych rozwijam się od ponad 6 lat. Od kilku lat w roli menedżerazespołu, którego członków nie łączy wspólny projekt czy zadanie. Pracujemy w jednym dziale, ale wspieramy lokalne (krajowe) biznesy, niezależne od siebie. Oprócz tych samych tytułów stanowisk, zakresu obowiązków, wspólnego przełożonego i globalnych celów– niewiele nas łączy. Mimo to, mogę śmiało powiedzieć, że mam zgrany zespół, aktywnie współpracujący, wzajemnie się motywując i rozwijając. 

Powiecie, że mi się udało! Skądże! To rezultat ciężkiej pracy, wielu prób i błędów, podpatrywania innych, rozmawiania z doświadczonymi menedżerami, czytania i przede wszystkim uważnego słuchania.  Czas tzw. koronawirusa okazał się dobrą miarą siły zespołu. 

Kiedy rządy państw zaczęły wprowadzać kolejne regulacje dotyczące zasad bezpieczeństwa, wielu pracodawców zostało niejako zmuszonych do przeorganizowania pracy i wysłania pracowników do domów. Rozpoczął się powszechny home office. Tylko nieliczni byli przygotowani, dla większości było to nowe doświadczenie.  Z wyjątkiem „drobnej” niedogodności – łączenia pracy z opieką nad dziećmi w tym samym czasie (dosłownie) – mogę spokojnie stwierdzić, że my pracujemy jak poprzednio: razem, ale osobno.

 Czynniki sukcesu w zarządzaniu zespołem pracującym zdalnie: 

  • Selekcja pracowników – kryteria wyboru kandydatów – szczegóły poniżej.
  • Inwestycja w narzędzia pracy i zadbanie o komunikację nieformalną, czyli umiejętność rozmawiania ze sobą w miejsce skupiania się na narzędziach. 
  • Przygotowanie (szkolenie) wszystkich członków zespołu do pracy i interakcji w zespołach działających na odległość. 

Filary skutecznego zarządzania zespołem pracującym na odległość.

Podzieliłam swoją checklistę ze względu na: dobór ludzi do zespołu oraz organizację pracy.

LUDZIE

Szukajmy, rozwijajmyUnikajmy
DoświadczenieDźwignią sukcesu będzie doświadczenie na stanowisku poparte pracą samodzielną i w zespole.

Wdrożenie (onboarding) w zespole zdalnym zajmuje więcej czasu i wymaga organizowania szkoleń na platformie e-learningowej. Jeżeli decydujesz się zatrudnić kandydata bez doświadczenia, dopytaj się, czy korzysta z kursów dostępnych on-line; słucha podcastów (niech poda konkretny przykład); webinarów; talksów (TEDx; Google Talks)
Zatrudniając osobę bez doświadczenia na stanowisku i doświadczenia w pracy zdalnej, uwzględnij:
  • czy możesz wyznaczyć w zespole buddiego (opiekuna) nie tracąc na produktywności i efektywności;
  • czy jako szef masz odpowiednie zasoby (czas, wiedzę, narzędzia), by wdrożyć pracownika;
  • czy możesz liczyć na wsparcie doświadczonego pracownika z innego zespołu lub działu HR pracujących w tym samym biurze co nowy pracownik.
Umiejętności
  • Zarządzanie czasem i zadaniami;
  • otwartość na zmianę,
  • chęć ciągłego uczenia się,
  • własna inicjatywa,
  • ponad przeciętne umiejętności komunikacyjne,
  • umiejętność pracy w zespole,
  • dzielenia się zadaniami i odpowiedzialnością; ciekawość względem nowych technologii i systemów;
  • umiejętność decydowania o priorytetach i tematach pilnych;
  • otwartość na ludzi.
  • Osób konfliktowych,
  • nie radzących sobie w relacjach z innymi;
  • nastawionych wyłącznie na własny sukces;
  • słabo lub wcale się komunikujących.
  • rywalizujących, dążących do wygrywania i potrzebujących stałej uwagi i docenienia;
  • skrytych i nieufnych, mających tendencję do reakcji defensywnych (nie mylić z introwertykami, którzy mogą cudownie wpisać się w pracę zespołu zdalnego)
MotywacjaPonadprzeciętna motywacja wewnętrzna,
entuzjazm i pasja w działaniu,
umiejętność radzenia sobie z codziennymi problemami i eskalowania trudności na wczesnym etapie;
zwracanie się o pomoc do zespołu;
oferowanie wsparcia innym
  • Tych, których trzeba na co dzień zachęcać do działania, organizować dzień pracy, unikających zmian,
  • nie przyjmujących krytyki i informacji zwrotnej.
Pytania na etapie rekrutacji o czas pracy, sposób liczenia przerwy lunchowej i nadgodziny – są dla mnie sygnałem alarmowy

ORGANIZACJA 

ORGANIZACJA
WSPIERAJĄCA PRACĘ ZDALNĄ to OGRANICZAJĄCA PRACĘ ZDALNĄ to
  • Promująca współpracę i sukces zespołu
  • Mająca nieduży dystans władzy
  • Innowacyjna – otwarta na nowe technologie
  • Otwarta na ciągłe uczenie się – gotowa podejmować ryzyka i wyciągać lekcje
  • Otwarta na zmianę i szybko dostosowująca się do zmian – elastyczna w działaniu
  • Rozwinięta i sprawnie działająca struktura matrycowa – usprawniająca szybki przepływ informacji z różnych źródeł
  • Doceniającą sukces jednostki ponad sukces grupy
  • Z dużym dystansem władzy
  • Unikająca ryzyka i błędów
  • Dumna i konserwatywna – bo „my tak robiliśmy zawsze”
Tutaj praca zdalna to oksymoron.

NARZĘDZIA I KOMUNIKATORY

Jako szefowi pomoże Ci, jeżeli zadbasz o: 

  • Prawidłowe szkolenie, niezakłócony dostęp, sprawność w użytkowaniu narzędzi – nie zakładaj, że każdy jest ekspertem z narzędzi MS Office.
  • Konsekwentne przestrzeganie użytkowania narzędzi – dzielenie się informacjami za pośrednictwem określonego narzędzia i obowiązek zapoznania się z nimi. 
  • Zasadę: jedno narzędzie do jednego celu, jedno narzędzie do rożnych celów, ale NIE: różne narzędzia do tego samego celu (nie zmuszaj do zapisywania tego samego pliku w kilku miejscach).
  • Komunikatory nieformalne – służą budowaniu więzi społecznych między pracownikami, którzy na co dzień siebie nie widzą. 

 Zalety i wady pracy zespołu zdalnego.

Y
  1. Dostęp do najbardziej utalentowanych pracowników i kandydatów nieograniczony lokalizacją.
  2. Elastyczność w działaniu: lokujemy zasoby osobiste, tam gdzie są najbardziej potrzebne.
  3. Wyższa produktywność w działaniu.
  4. Szerszy dostęp do wiedzy, ekspertyz, dobrych praktyk – w zespołach pracujących zdalnie najczęściej pracują eksperci. Oferując im współpracę z innymi ekspertami, inspirujesz, szybciej rozwijasz indywidualne talenty (również poprzez rywalizację); jesteś mniej narażony na ‘zasiedziałe niedasię’
X
  1. Większe wyzwania dla kierownika począwszy od rekrutacji, wdrożenia, szkolenia, zarządzania.
  2. Trudniej wykorzystać efekt skali w zarządzaniu.
  3. Łatwo popaść z jednej skrajności w kontrolowaniu czasu i pracy (mikrozarządzanie) w drugą skrajność (laissez fait) – konieczne jest wypracowanie na początku standardów w komunikacji i raportowania – i bezwzględne się ich trzymanie

Mam nadzieję, że powyższa lista kontrolna: co warto robić, a co warto porzucić, przyda się w budowaniu zdalnego zespołu w Twojej firmie. Kiedy Ty będziesz działać pewnie, Twój zespół będzie się czuł podobnie. 

Podziel się proszę swoimi doświadczeniami i próbami zbudowania zdalnego zespołu. Co zadziałało błyskawicznie, a co okazało się dla Ciebie najtrudniejsze?

Anna Rakowska jest Talent Acquisition Manager, CEE w firmie KONE oraz należy do grona High Potentials HRI

%d bloggers like this: