Słowo „komunikacja” jest odmieniane podczas pracy przy projektach na wszelkie możliwe sposoby. Komunikacji przypisuje się sukces lub winę za realizacje projektu, jest przyczyną zwycięstw i porażek liderów. Umiejętność odpowiedniej komunikacji jest jedną z kluczowych kompetencji liderskich. Z komunikacją nieodłącznie związane są umiejętne słuchanie i słyszenie wyrażanych wprost i pośrednio potrzeb i obaw. To bardzo ważne, ponieważ w pędzie własnych myśli i wewnętrznego dialogu często nie słyszymy drugiej strony, co skutkuje rozczarowaniem, niechęcią i brakiem zaangażowania.

Jako zarządzający HR często jesteśmy odpowiedzialni za stworzenie planu komunikacji, czyli de facto zarządzanie zmianą. Jakiejkolwiek nazwy użyjemy, moje dotychczasowe doświadczenie pokazuje, że przeprowadzenie przedsięwzięcia, które finalnie powoduje zmianę w otaczającym systemie, bez zaplanowania zarządzania tą zmianą, jest skokiem z zamkniętymi oczami w nieznaną przestrzeń, z niczym nieuzasadnioną nadzieją, że wylądujemy na miękkim materacu. Dlatego wsparcie HR w tym zakresie jest kluczowe. Przewrotnie dodam, że gdybyśmy zawsze mieli do czynienia z liderami o wysokiej samoświadomości, rozumiejącymi tzw. aspekty ludzkie czy miękkie (choć nikt tak dobrze, jak my nie wie, jak bardzo mylące jest to określenie!) – nie bylibyśmy tak bardzo potrzebni.

Nauczyć się… słuchać

Chcąc skutecznie się komunikować, warto zacząć od wspólnego spotkania i rozważenia tego, w jaki sposób zmiana wpłynie na dzisiejszy system – do kogo chcemy zaadresować nasze działania lub co mogą zyskać, a co stracić poszczególni interesariusze? Warto zacząć od stworzenia mapy interesariuszy, a następnie od zdefiniowania korzyści, jakie mogą z wprowadzanej zmiany dla nich wyniknąć. Czasem warto dłużej się nad tym zastanowić, zbadać różne perspektywy zamiast od razu rzucić się do sporządzenia pełnego komunikacyjnych akcji power pointa.

Zrozumienie potrzeb interesariuszy jest kluczowe – jednocześnie jednak ta kompetencja nie jest dla wszystkich łatwa. Za zrozumieniem kryje się umiejętność usłyszenia potrzeb na różnych poziomach słuchania. Niestety, na co dzień w organizacjach, dla wielu osób biegnących w tunelach myśli i własnych punktów widzenia, usłyszenie i zrozumienie drugiej strony jest niedostępne lub ograniczone. Jeśli szukacie inspiracji na temat słuchania polecam serdecznie Otto Scharmera i jego teorię „U”, która ostatnio i mnie zainspirowała na szkoleniu z team coachingu.

HR na miarę organizacji

Gdzie w tym wszystkim jest rola HR? Widzę ją na różnych płaszczyznach – w zależności od dojrzałości danej organizacji. Możemy być mądrymi doradcami, towarzyszami biznesu w drodze przez zmianę, możemy wspólnie planować zmiany, możemy być facilitatorami warsztatów czy trenerami. Jeśli posiadamy takie umiejętności, możemy prowadzi team coaching, wspierając zespoły na etapie planowania zmian, w ich trakcie lub planując integrację po zmianie. Np. w naszej firmie staramy się oferować menedżerom i zespołom m.in. Action Learning jako jedną z metod pracy nad wyzwaniem i nauki wzajemnego słuchania. Jest jeszcze jedna zaleta naszego wsparcia: oprócz tworzenia realnej mapy, równolegle prowadzimy proces kształcenia naszych liderów i uczestników procesu. Może dzięki temu ćwiczeniu następnym razem, następnego dnia w relacjach codziennych zaczną uwzględniać inne perspektywy i będą w stanie usłyszeć inne punkty widzenia i zrozumieć motywacje?

Wniosek wydaje się być dość oczywisty – nie tylko ku chwale i powodzeniu naszych projektów, nie tylko w byciu świadomymi liderami, ale także w codziennych kontaktach międzyludzkich starajmy się usłyszeć i zrozumieć drugą stronę. Proste? Dlaczego więc tak trudne? 🙂

Autor: Agnieszka Obrok-Skrzynecka