Zmiana na stałe wpisuje się w strategię każdego przedsiębiorstwa. Firma chce się rozwijać, budować swoją przewagę konkurencyjną lub zwyczajnie utrzymać się na rynku – w każdym z tych obszarów chodzi przecież o zmiany. Skoro jest to nieodłączny element zarządzania w biznesie, dlaczego pracownicy nie lubią zmian? Co kierujący firmami mogą zrobić, by oswoić pracowników ze zmianami? Czy rzeczywiście trudno jest zbudować społeczność silną zaufaniem… do zmian?

Moim zdaniem nie, choć na pewno nie nastąpi to jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki, poprzez włączenie aplikacji: „Od dzisiaj ufamy zmianom”. To tak nie działa. Co zatem działa? Długofalowa perspektywa, konsekwencja i transparentność oraz empatia zarządzających. Tak buduje się zaufanie.

Poczucie sensu

Łatwiej jest zaakceptować zmiany, jeśli pracownicy wiedzą i czują, że przyniosą one konkretną korzyść – że wynikają z pewnej potrzeby i mają określony cel, a nie są zmianami dla samej zmiany czy pogonią za modą lub trendem. Dlatego tak ważne jest uświadomienie i wyjaśnienie potrzeby zmian: jaki jest ich cel? Przyczyna musi wynikać z twardych przesłanek, być logiczna, spójna i rozwijająca. Z własnego doświadczenia wiem, że dorabianie niewiarygodnych teorii do konieczności przeprowadzenia zmian, nie przyczynia się do ich implementacji. Wcielenie zmian w życie musi wynikać ze strategii, ale tak przełożonej na cele jednostkowe, że każdy będzie mógł określić swoją korzyść.

Konsekwencja – sprawne przeprowadzanie zmian

Punktem wyjścia do prawidłowo przeprowadzonego procesu zmiany jest nie tylko bardzo dobra znajomość metodologii zarządzania zmianą, ale i samej firmy – jej struktury, uwarunkowań, powiązań i potrzeb. By zmiany były wprowadzone sprawnie, muszą być zaplanowane. Jeśli potrzebne jest świeże spojrzenie, można zaangażować zewnętrznego konsultanta. I choć dezorganizacja w firmie jest nieunikniona, ważne jest, aby po pierwsze dać sobie na nią przyzwolenie, a po drugie zminimalizować koszty i dążyć do jak najszybszego zakończenia tego etapu wprowadzania zmian. Konsekwentny monitoring przez zarządzającego pozwoli na osiągnięcie oczekiwanego efektu.

Transparentność

Jasne pokazanie tego, w którym punkcie strategii znajduje się firma i konkretna wizualizacja celu zmian, pomagają w uświadomieniu ich sensu pracownikom. Spójny, kaskadowy przekaz menedżerów wszystkich szczebli zarządzania daje niewątpliwie siłę i energię pracownikom do włączenia się w ich realizację i odpowiedzialność za skuteczne wdrożenie. Konieczna jest także świadomość zarządzających, że zaufania nie zbuduje się poprzez wprowadzanie zmian „po cichu”. W takim przypadku zmiany zaakceptowane są tylko na poziomie polecenia służbowego, a pracownicy nie utożsamią się z nimi i nie biorą za nie odpowiedzialności. Problemem może być też brak komunikacji. W stanie tzw. „ciszy przed burzą” w umysłach i sercach pracowników kłębią się różne emocje. Permanentne podtrzymywanie atmosfery niepewności i zagrożenia odbija się negatywnie na psychice pracowników. Dlatego ważne jest, by kierujący firmami wzięli odpowiedzialność za negatywne emocje pracowników, kiedy te się pojawią. Utrzymanie stanu ciągłej zmiany bez jasnej i otwartej komunikacji oraz braku konsekwencji w jej realizacji, burzy poczucie bezpieczeństwa. Stąd już blisko jest do spadku zaangażowania i efektywności pracy, więc i do zagrożenia ciągłości realizacji zadań.

Zaufać zmianom

Często słyszę, że pierwszymi hamulcowymi zmian, są pracownicy. Z mojej perspektywy są to raczej postawa i decyzje zarządzających. Nie ma jednak sensu dywagować, co było pierwsze: jajko czy kura. Najważniejsze jest zaufanie do decyzji kierujących firmami zbudowane wspólnym doświadczeniem dobrych, ale i złych decyzji. W przypadku tych drugich chodzi o uczciwe powiedzenie, że coś się nie udało, wyciągniecie wniosków i realizacja planu B. Warto zbudować społeczność „firmy zmieniającej się”. Praktyka czyni mistrza i każda sprawnie przeprowadzona zmiana buduje zaufanie – zarówno do zarządzających firmą jak i do zmian w przyszłości.

Autor: Magdalena Bobbe