Nawiązując do wpisu Marty Bucholskiej, dotyczącego procesu rekrutacji widzianego oczami rekrutera w roli kandydata do pracy, chciałabym zachęcić do refleksji i podzielenia się spostrzeżeniami na temat samej informacji zwrotnej w procesie rekrutacyjnym. Być może włożę kij w mrowisko, ale moim zdaniem, jeśli firmy nie są gotowe do udzielenia rzetelnej informacji, powinny skoncentrować się jedynie na poinformowaniu o zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Świadomość kandydatów angażujących się w proces rekrutacyjny jest coraz większa, dlatego ich oczekiwania wybiegają poza utarte formułki takie jak: „Serdecznie dziękujemy za udział w procesie rekrutacyjnym. Niestety nie zdecydowaliśmy się nawiązać współpracy ze względu na … (słaba strona), ale cenimy … (mocna strona)”.

Profesjonalna informacja zwrotna

Każda informacja zwrotna, także ta w procesie rekrutacyjnym, ma cel rozwojowy. Powinna być rzetelna, czyli poparta konkretnymi faktami ze spotkania i nie ograniczać się do ogólnych stwierdzeń. Niestety, w praktyce rekruterom często bardziej zależy na dopasowaniu informacji do schematu, niż dbałości o jakość przekazu. Tymczasem spostrzeżenia, na które rekruter powołuje się, powinny odnosić się do konkretnych punktów spotkania. I nie chodzi tu wcale o rozbudowane podsumowania, ale o jedną lub dwie przykładowe sytuacje, które zaważyły na decyzji.
Ważne jest także wystrzeganie się pochopnych lub zbyt daleko idących wniosków. Buduje to nie tylko dobry przekaz, ale również markę przyszłemu pracodawcy – nawet jeśli proces rekrutacyjny prowadzony jest przez firmy zewnętrzne. Dlatego trzeba pamiętać, że informacja zwrotna nie jest raportem z sesji psychoanalitycznej, mającej na celu odkrycie i interpretację tego, co kandydat ukrywa. Przy konstrukcji dojrzałego feedback’u akcent kładziony jest na to, co usłyszymy i możemy zaobserwować na podstawie zachowanie rozmówcy.

Różne oczekiwania po przeciwnych stronach barykady

Dla pracodawcy czy firmy rekrutacyjnej celem informacji zwrotnej jest zakomunikowanie decyzji podjętej na podstawie rozmów czy spotkań, a nie otwieranie dyskusji i informowanie kandydata o jego słabych stronach. Nie ma tu miejsca na dialog – rekruter występuje w roli „posłańca” wiadomości o podjętej decyzji. Z kolei odrzucony kandydat może odczuwać złość i frustrację, zwłaszcza jeśli informacja zwrotna nie jest spójna z jego pozytywnymi odczuciami po spotkaniu i przekazywana jest np. zdawkowym mailem. Planując komunikację z kandydatami trzeba także pamiętać, że uczestnicy procesów rekrutacyjnych często „zawieszają” dalsze poszukiwania pracy do czasu rozstrzygnięcia bieżącego procesu, dlatego mailing z informacją zwrotną na każdym etapie procesu jest po prostu uczciwym rozwiązaniem i dobrą formułą partnerskiej komunikacji z kandydatem.

Szkoła dobrego feedbacku

Według mnie coraz rzadziej będziemy sobie mogli pozwolić na pozostawianie kandydatów z uczuciem niedosytu po otrzymaniu informacji zwrotnej. I to nie tylko ze względu na coraz większą świadomość (co widzimy w badaniach Candidate Experience), ale przede wszystkim dlatego, że partnerstwo w rekrutacji nie ogranicza się do samej rozmowy rekrutacyjnej. Oczekiwania kandydatów są jasne – oczekują szacunku, uczciwości i empatii. Dobrym nawykiem będzie więc cotygodniowy mailing do kandydatów, informujący o etapie procesów wraz z życzeniami dobrego weekendu czy owocnego tygodnia pracy. Jeśli praktyką rekrutacyjną jest informowanie uczestników procesu poprzez wysłanie wiadomości mailowej, to niech będzie ona autentycznym zachęceniem do kontaktu w razie pojawienia się takiej potrzeby ze strony kandydata. Poza tym w mojej ocenie kandydatom, nawet tym niewybranym, na ostatnim etapie rekrutacji należy się też informacja telefoniczna. Koszt kontaktu z kandydatem odrzuconym to czas poświęcony na przygotowanie się do rozmowy i emocje, z którymi nie każdy czuje się dobrze, jednak pamiętajmy o potrzebie budowania relacji długoterminowych, wybiegających poza obecny projekt rekrutacyjny.

Co na to sponsor procesu?

Nie należy zapominać o sponsorze procesu, czyli zlecającym, i jego wpływie na kształt informacji zwrotnej. Rekruter nie ma fizycznej możliwości zagwarantowania swojej obecności na każdym etapie procesu. Najczęściej przeprowadza proces we wstępnej fazie, kolejne etapy należą do zlecającego. Feedback zaś formułuje na podstawie własnych spostrzeżeń i relacji przedstawiciela biznesu. Niestety z tą relacją bywa różnie. I tu mamy rolę HR-u w edukacji biznesu – w tym przypadku jak przygotować się do przeprowadzenia spotkania rekrutacyjnego. Pisała o tym także Marta Bucholska.
Koncentrując się na konieczności udzielenia informacji zwrotnej, rekruter stoi przed nie lada zadaniem przy formułowaniu przekazu. Nierzadko trudno jest bowiem powołać się na powody wskazane przez zlecającego. Dlatego jeśli rekruter nie zna powodów lub z jakichś przyczyn nie chce ich przekazać, lepiej napisać jedynie: „Informujemy, że proces rekrutacyjny został zakończony. Doceniamy poświęcony czas i życzymy sukcesów”. I nie chodzi o to, że taki standard jest przeze mnie promowany, ale źle sformułowana informacja zwrotna, może wyrządzić więcej krzywdy pracodawcy, niż jej brak.

Siła feedback’u

Za nierzetelny feedback płacimy spadkiem wartości EBowej waluty (Katarzyna Swiątkowska-Kamińska, O snuciu employer brandingowej opowieści, czyli ile warta jest Twoja EBowa moneta?) – szkodzi to reputacji firmy bardziej, niż pozostawienie kandydata bez odpowiedzi. Pamiętajmy jednak, że w informacji zwrotnej jest ważny aspekt zwykłego szacunku i uczciwości wobec kandydata, który w proces zaangażował się i poświęcił swój czas oraz energię. Pozostawienie go bez słowa wpływa na jego samoocenę i przekonania dotyczące własnych kompetencji oraz umiejętności.

Autor: Magdalena Bobbe